Spesso nelle palestre una delle principali modalità di generazione di nuovi contatti avviene attraverso meccanismi di referral marketing: consulenti commerciali richiedono direttamente ai clienti i numeri di telefono o e-mail di amici e parenti per poi contattarli ed offrire ingressi gratuiti o particolari promozioni.

Questa prassi, oramai consolidata, è fortemente discutibile dal punto di vista legale.

Partiamo col dire che tutti possono liberamente raccogliere, per uso strettamente personale, dati personali riguardanti altri individui, a patto di non diffonderli o comunicarli sistematicamente a terzi (esempi: quando scriviamo sulla nostra agenda indirizzi di amici oppure registriamo i loro numeri di telefono sul nostro smartphone).

Quando però i dati sono raccolti e utilizzati per altre finalità, come ad esempio un’azienda che vuole vendere prodotti o un professionista che vuole pubblicizzare i suoi servizi, il trattamento dei dati personali deve rispettare alcune regole.

Chi intende effettuare un trattamento di dati personali deve prima fornire all’interessato alcune informazioni (articolo 13 del Codice) per  metterlo nelle condizioni di esercitare i propri diritti (articolo 7 del Codice).

In particolare, l’informativa deve rendere noto:

a) in che modo e per quale scopo verranno trattati i propri dati personali;

b) se il conferimento dei propri dati personali è obbligatorio o facoltativo;

c) le conseguenze di un eventuale rifiuto a rendere disponibili i propri dati personali;

d) a chi saranno comunicati o se saranno diffusi i propri dati personali;

e) chi è il titolare e (se è stato designato) il responsabile del trattamento.

Se i dati personali sono stati raccolti da altre fonti (ad esempio, archivi pubblici, familiari dell’interessato, ecc.), cioè non direttamente presso l’interessato, l’informativa deve essere resa quando i dati sono registrati oppure non oltre la prima comunicazione a terzi.

Fatte salve alcune eccezioni, per i soggetti privati e gli enti pubblici economici il trattamento di dati personali è possibile con il consenso dell’interessato documentato per iscritto (articolo 23 del Codice), che è valido se:

– all’interessato è stata resa l’informativa (articolo 13 del Codice);

– è stato espresso dall’interessato liberamente e specificamente in riferimento ad un trattamento chiaramente individuato (oppure a singole operazioni di trattamento)

La normativa è ovviamente valida per tutte le operazioni di marketing che un fitness club effettua e non solo nel caso di iniziative di referral marketing.

Cosa succede se non rispettiamo la normativa?

L’omessa o inidonea informativa è punita con la sanzione amministrativa del pagamento di una somma da seimila euro a trentaseimila euro (articolo 161 del Codice).

Il trattamento di dati personali effettuato in violazione dell’articolo 23 del Codice è punito con la sanzione amministrativa del pagamento di una somma da diecimila euro a centoventimila euro (articolo 162, comma 2 bis, del Codice).

Per il business delle palestre, che come sappiamo è affetto dalla “sindrome del 50%” (in media circa il 50% dei clienti rinnova e l’altro 50% abbandona) è fondamentale generare sempre nuovi contatti ma è altrettanto importante non incorrere in multe così salate.

Per maggiori approfondimenti vi consiglio di leggere il Codice in materia di protezione dei dati personali

Carmine Preziosi